Buchhaltungsinformationen

Die 10 häufigsten Fehler in der Vereinsbuchhaltung – und wie Sie sie sicher vermeiden

Die Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind glasklar:

Das ist Pflicht:

Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst sein.
Richtigkeit: Zahlen und Angaben müssen korrekt und belegbar sein.
Klarheit und Übersichtlichkeit: Buchungen müssen nachvollziehbar sein.
Zeitgerechte Verbuchung: Einnahmen und Ausgaben müssen zeitnah erfasst werden.
Ordnungsmäßige Belegführung: Keine Buchung ohne Beleg!

Angesichts dieser klaren Vorgaben kommen die 10 häufigsten Fehler in der Vereinsbuchhaltung ins Spiel. Sie passieren in der Praxis immer wieder – und führen zu unangenehmen Nachfragen, möglicherweise Nachzahlungen und können – wenn es hart auf hart kommt – Ihrem Verein die Gemeinnützigkeit kosten.

Fehler Nr. 1: Private Konten für Vereinszwecke nutzen

Fehler: Vereinsgelder werden über Privatkonten von Vorstandsmitgliedern verwaltet.

Das ist ein Fehler, weil die Nachvollziehbarkeit und Transparenz Ihrer Finanzbuchführung verloren geht. Zudem besteht der Verdacht auf private Bereicherung.

So geht’s richtig: Richten Sie stets ein eigenes Vereinskonto auf den Vereinsnamen ein – auch bei kleinen Vereinen. Ein Verein ist eine eigene Rechts-Persönlichkeit. Sein Geld hat auf den Privatkonten des Vorstands nichts verloren.

Fehler Nr. 2: Einnahmen im falschen Bereich verbuchen

Fehler: Einnahmen aus Veranstaltungen oder Verkäufen werden fälschlich dem ideellen Bereich zugeordnet.

Das ist ein Fehler, weil steuerpflichtige Einnahmen dann als gemeinnützig deklariert werden – und das als verdeckte Gewinnerzielung gewertet werden kann. Die Folge können Steuernachforderungen oder sogar der Verlust der Gemeinnützigkeit sein.

So geht’s richtig: Prüfen Sie bei jeder Einnahmequelle, in welchen der 4 steuerlichen Vereinsbereiche sie einzuordnen ist:

Ideeller Bereich (Mitgliedsbeiträge, Spenden ohne Gegenleistung)
Zweckbetrieb (Eintrittsgelder zu Sportwettkämpfen mit Amateursportlern)
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Verkauf von Speisen, Werbung, Sponsoring)
Vermögensverwaltung (Zinsen, Mieteinnahmen, langfristige Verpachtung)

Fehler Nr. 3: Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb verwechseln

Fehler: Einnahmen aus Veranstaltungen mit kommerziellem Charakter werden fälschlich als Zweckbetrieb verbucht.

Das ist ein Fehler, weil Einnahmen dann steuerfrei bleiben, obwohl sie eigentlich steuerpflichtig wären – mit der Folge, dass das Finanzamt Steuern nachfordert und Ihre komplette Buchhaltung infrage stellt.

Beispiel: Ein Verein veranstaltet ein öffentliches Frühlingsfest mit Essen, Getränken, Musikprogramm und Standvermietung an externe Anbieter. Die Einnahmen aus Standgebühren und Getränkeverkauf werden vollständig dem Zweckbetrieb zugeordnet. Tatsächlich liegt aber ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vor, weil der Verein mit diesen Aktivitäten in Konkurrenz zu wirtschaftlich aktiven Unternehmen tritt, ohne dass dies durch den Satzungszweck gedeckt ist.

So geht’s richtig: Ordnen Sie Einnahmen aus öffentlichen Veranstaltungen nur dann dem Zweckbetrieb zu, wenn

die Veranstaltung unmittelbar dem Satzungszweck dient,
keine oder nur geringe kommerzielle Elemente enthalten sind – das heißt: Es dürfen keine Gewinnabsichten verfolgt und keine professionellen Verkaufs- oder Marktstrukturen aufgebaut werden (z. B. durch den Verkauf von Fremdprodukten, aufwendige Gastronomieangebote oder Eintrittspreise deutlich über Selbstkosten), und
keine professionelle Werbung oder Sponsorenpräsenz erfolgt (z. B. keine Werbebanner, Sponsorengeschenke, Promotionsstände oder umfangreiche Erwähnung von Förderern in der Veranstaltung).

Fehler Nr. 4: Einnahmen aus Sponsoring nicht korrekt zuordnen

Das ist ein Fehler, weil Sponsoring in der Regel eine Gegenleistung beinhaltet – und damit keine Spende sein kann. Eine Spende setzt immer Freiwilligkeit und Uneigennützigkeit voraus – ohne geldwerte Gegenleistung durch den Verein.

So geht’s richtig: Sponsoring-Einnahmen sind korrekt zuzuordnen – je nach Ausgestaltung

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Wenn der Sponsor eine konkrete Gegenleistung erhält, z. B. durch Werbung auf Bannern, Flyern, Trikots oder auf der Vereinswebsite, handelt es sich um Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. In diesem Fall muss auch geprüft werden, ob Umsatzsteuer anfällt.
Ideeller Bereich: Wenn es sich um eine schlichte Namensnennung ohne Werbecharakter handelt, kann der Vorgang dem ideellen Bereich zugeordnet werden.
Vermögensverwaltung: Wenn der Verein z. B. die Vermarktungsrechte für Banden, Vereinszeitschrift etc. verpachtet hat.

Fehler Nr. 5: Fehlende oder unvollständige Belege

Fehler: Ausgaben werden bar bezahlt und nur mit einem Eigenbeleg „belegt“.

Das ist ein Fehler, weil Sie zwar in Ausnahmefällen (also bei verlorenen Quittungen, Kassenbons etc.) durchaus auch einmal Eigenbelege erstellen dürfen … wird dies aber systematisch so gehandhabt, wird das Finanzamt die Anerkennung verweigern.

So geht’s richtig: Jeder Zahlungsvorgang braucht einen vollständigen und korrekten Beleg (Rechnung oder Quittung). Eigenbelege sind nur im Ausnahmefall erlaubt – mit Begründung.

Fehler Nr. 6: Unklare Mittelverwendung

Fehler: Fördermittel oder Spenden werden für andere als die beantragten Zwecke verwendet.

Das ist ein Fehler, weil Fördermittelgeber dann Rückzahlungen fordern – und Ihre Förderfähigkeit verlieren Sie womöglich dauerhaft.

So geht’s richtig: Nutzen Sie Fördermittel und Spenden ausschließlich für den beantragten oder bestimmten Zweck. Dokumentieren Sie die Verwendung für den Rechenschaftsbericht.

Fehler Nr. 7: Fristen für Steuererklärungen und Freistellungsbescheide versäumt

Fehler: Erklärungen werden zu spät abgegeben oder Unterlagen fehlen.

Das ist ein Fehler, weil es Verspätungszuschläge gibt – und das Finanzamt schlimmstenfalls die Gemeinnützigkeit nicht mehr verlängert.

So geht’s richtig: Führen Sie eine Fristenübersicht. Legen Sie rechtzeitig los – und prüfen Sie jährlich, ob Freistellungsbescheid, Satzung und Unterlagen aktuell sind.

Fehler Nr. 8: Rücklagenspiegel ist nicht aktuell oder vollständig

Fehler: Der Rücklagenspiegel wird nur sporadisch oder lückenhaft geführt.

Das ist ein Fehler, weil Rücklagen nur dann steuerlich zulässig sind, wenn ihre Bildung und Verwendung korrekt dokumentiert wird.

So geht’s richtig: Führen Sie jährlich einen aktuellen Rücklagenspiegel. Dokumentieren Sie für jede Rücklage:

Art der Rücklage (z. B. zweckgebunden, Investitionsrücklage, Betriebsmittelrücklage),
Höhe der Zuführungen und Entnahmen,
Verwendungszweck,
geplante Auflösung (mit Zeitrahmen).

Protokollieren Sie die Beschlüsse zur Rücklagenbildung im Vorstand und/oder der Mitgliederversammlung und legen Sie diese dem Kassenbericht bei.

Fehler Nr. 9: Es werden Reisekosten ohne Reisekostenabrechnung überwiesen

Fehler: Reisekostenerstattungen erfolgen pauschal und ohne schriftliche Abrechnung.

Das ist ein Fehler, weil pauschale Zahlungen ohne Nachweis der konkreten Reisetätigkeit als verdeckte Vergütung gelten können – und somit lohnsteuerund sozialversicherungspflichtig werden. Außerdem kann das Finanzamt eine Mittelfehlverwendung unterstellen.

So geht’s richtig: Verlangen Sie von allen ehren- und hauptamtlich Reisenden eine schriftliche Reisekostenabrechnung. Diese enthält:

Reisezweck,
Reisezeitraum,
Ziel,
aufgeschlüsselte Kosten (Fahrt, Übernachtung, Verpflegung),
genutzte Pauschalen (z. B. Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale).

Dokumentieren Sie außerdem die genehmigende Unterschrift und legen Sie die Belege ab.

Fehler Nr. 10: Bewirtungskosten nicht dokumentiert oder unvollständig belegt

Fehler: Vereinsausgaben für Essen und Trinken werden ohne Anlass, Teilnehmerliste oder Begründung erstattet.

Das ist ein Fehler, weil das Finanzamt Bewirtungskosten ohne vollständige Nachweise nicht anerkennt.

So geht’s richtig: Nutzen Sie das Muster „Bewirtungsbeleg“ und dokumentieren Sie:

Anlass der Bewirtung (z. B. Vorstandssitzung, Spendergespräch),
Ort, Datum, Uhrzeit,
teilnehmende Personen (mit Funktion im Verein),
Bewirtungsrechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.